若い人が一定規模の集まりの幹事をやって、予定通りに事が運ばず怒り狂う・・・・という光景を年に1度か2度は目にします。
わかりますよ怒りたくなるその思い。
でも、それもまた勉強なんです。私も学生の頃からバンドやってましたからね。バンド系の人ってルーズな人が9割なので（学生に限れば95%くらいかも）、そりゃもう苦労しましたよ。マネジメントの基本はあそこで学んだ気がします。そして歳を重ねるにつれて、そういう集まりでも炎上させることなく仕切るコツというのを身につけたのも事実。
昼ご飯のディチェコのスパゲティがゆであがるまでの10分間で簡単に要点をまとめておきましょう。
1) 参加者集めはインフルエンサー→フォロワーの順で。
最初にやるべきは、最低限イベントが成立するだけの人数を勧誘することです。その際、一斉に「これやるからみんな集まって」とアナウンスしても効果は無いです。私の場合、ドタキャン率が極めて低く、なおかつ顔の広い人（インフルエンサー）を最初に集中的に勧誘します。そうしてコアメンバーを固めてから「〇〇さんも来るんだけど、あなたも来ませんか？」という言い方で、一人ずつ口説いていきます。そうやって参加が決まった人の名前をどんどん営業トークに組み込んでいくほどに、フォロワーの参加表明は増えていきます。
2) 予約はギリギリまで入れない。なおかつ予約人数は参加予定者より少なく。
キャンセル料がかかる時は、「もうこれ以上引っ張ると会場取れない」というギリギリまで予約は入れてはいけません。また、お店などで人数を出す場合は、少なめの人数でお願いするのが鉄則です。予約人数より多く行っても何とかなることは多いですが、予約人数より少なく行っても予約人数分の料金がかかるのが普通ですから。
3) リマインダは複数回。
面倒でも、定期的にリマインダのメッセージやメールを送りましょう。
4) パーフェクトな運営など無理と達観する。ポジティブな姿勢が大事。
アクシデントは必ず起こります。それらにいちいち怒り狂っていては判断力も低下しますし、当日のオペレーションのレベルも落ちてしまいます。全てが終わるまではネガティブな感情を封印し、イベントを盛り上げるためのあらゆる工夫を試みましょう。そんなあなたのホスピタリティは、参加者にも必ず伝わります。
5) アクシデントを一定範囲内に収める為の「読み」の能力は財産。
こうして経験を積めば、コントロール出来る範囲内にアクシデントを収めるためのカンが育ちます。このカンこそがあなたの財産です。このカンは、およそどんなお仕事にも、あるいは家事育児家政にも、威力を発揮します。
お仕事の場においては、このカンを「プロジェクトマネジメント能力」と呼ぶのです。
おっとスパゲティがゆであがったようだ。では。
